Algemene Voorwaarden

1.1

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van HDVP BV, hierna: "HDVP".

1.2

Afwijkingen zijn slechts geldig indien deze schriftelijk door HDVP zijn bevestigd.

1.3

Door het inschakelen van HDVP verklaart de opdrachtgever deze voorwaarden te hebben gelezen en ermee akkoord te gaan.

HDVP BV
Molensteyn 3C
3454 PT Utrecht
KvK-nummer: 30235954

3.1

Alle offertes van HDVP zijn vrijblijvend en 14 dagen geldig, tenzij schriftelijk anders aangegeven.

3.2

De overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk bevestigt, of wanneer HDVP – met toestemming van de opdrachtgever – start met de uitvoering van werkzaamheden.

3.3

Wijzigingen, aanvullingen of meerwerk zijn bindend nadat deze schriftelijk door beide partijen zijn bevestigd.

4.1

Alle tarieven zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

4.2

Kosten voor transport, reisuren, parkeerkosten, wachttijd, overuren, opbouw- en afbouwuren worden in rekening gebracht volgens de geldende tarieven van HDVP.

4.3

Meerwerk, waaronder last-minute wijzigingen, technische aanvullingen of uitloop van het event, wordt op nacalculatie gefactureerd.

4.4

Indien HDVP werkzaamheden niet volgens planning kan uitvoeren door omstandigheden aan de zijde van de opdrachtgever (zoals geen toegang, onvoldoende stroom, onveilige situatie), worden hieruit voortvloeiende kosten in rekening gebracht.

5.1

Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

5.2

HDVP is gerechtigd werkzaamheden op te schorten bij uitblijvende betalingen.

5.3

Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever wettelijke handelsrente en incassokosten verschuldigd.

5.4

HDVP kan (deels) vooruitbetaling verlangen.

6.1

Annuleringen dienen schriftelijk te worden doorgegeven.

6.2

De volgende annuleringsregeling is van toepassing:

• Annulering tot 7 dagen voor het event: 50% van het totale contractbedrag
• Annulering tot 48 uur voor het event: 75% van het totale contractbedrag
• Annulering binnen 24 uur voor het event: 100% van het totale contractbedrag

6.3

Reeds gemaakte kosten (zoals inkoop, reserveringen en voorbereidingen) kunnen aanvullend worden gefactureerd indien deze niet meer geannuleerd kunnen worden bij leveranciers of partijen.

7.1

HDVP levert haar diensten naar beste kunnen, maar biedt geen resultaatsgarantie. Technische storingen die buiten de invloedssfeer van HDVP vallen, zoals stroomuitval of internetproblemen, vallen niet onder enige aansprakelijkheid.

7.2

HDVP is niet aansprakelijk voor schade, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.

7.3

De aansprakelijkheid van HDVP is te allen tijde beperkt tot maximaal het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van HDVP uitkeert, met een maximum van €2.500.000,- per gebeurtenis. Indien en voor zover de aansprakelijkheidsverzekering om welke reden dan ook geen dekking biedt of niet tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid van HDVP beperkt tot maximaal het factuurbedrag (exclusief btw) van de betreffende opdracht.

7.4

HDVP is niet aansprakelijk voor:

• gevolgschade (zoals omzetderving, reputatieschade, productiestilstand);
• schade veroorzaakt door locatiegebreken, onvoldoende stroomvoorziening of omstandigheden buiten haar invloedssfeer;
• schade ontstaan door apparatuur of voorzieningen die niet door HDVP geleverd zijn.

7.5

De opdrachtgever vrijwaart HDVP tegen aanspraken van derden in verband met de uitvoering van het event.

7.6

Iedere vordering van de opdrachtgever jegens HDVP vervalt indien deze niet binnen drie (3) maanden nadat de opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met de feiten waarop de vordering is gebaseerd, schriftelijk bij HDVP is ingediend.

8.1

De opdrachtgever staat in voor een veilige werk- en eventomgeving.

8.2

De opdrachtgever verzorgt tijdige vergunningen, toegang tot de locatie, stroomvoorziening, internet, parkeerplaatsen en overige noodzakelijke faciliteiten.

8.3

HDVP mag werkzaamheden opschorten of weigeren indien er sprake is van een onveilige situatie; kosten hiervan worden doorbelast.

9.1

Overmacht omvat onder meer: pandemieën, ziekte van personeel, stakingen, storingen, natuurrampen, overheidsmaatregelen, transportproblemen of andere omstandigheden die uitvoering van de overeenkomst verhinderen.

9.2

In geval van overmacht kan HDVP de overeenkomst opschorten of beëindigen zonder schadevergoeding.

9.3

Reeds gemaakte kosten die niet ongedaan kunnen worden gemaakt, worden doorbelast.

10.1

Beide partijen bewaren vertrouwelijkheid over alle informatie die zij uitwisselen.

10.2

Alle ontwerpen, concepten, visuals, technische plannen en materialen ontwikkeld door HDVP blijven intellectueel eigendom van HDVP, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

10.3

Gebruik van deze materialen door de opdrachtgever is uitsluitend toegestaan met schriftelijke toestemming.

HDVP streeft ernaar om haar diensten zo duurzaam mogelijk uit te voeren, onder andere door efficiënt materiaalgebruik, beperking van transportbewegingen en bewuste keuzes in energieverbruik en toeleveranciers. Waar mogelijk werkt HDVP met herbruikbare materialen en duurzame technische oplossingen. Deze inspanningsverplichting schept geen resultaatsverplichting en leidt niet tot aansprakelijkheid indien duurzaamheidsdoelstellingen niet worden behaald.

12.1

Op alle overeenkomsten met HDVP is Nederlands recht van toepassing.

12.2

Geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar HDVP gevestigd is, tenzij anders wettelijk verplicht.